NTTトラベルサービス

ビジネス(Business)

初めての方へ

NTTトラベルを利用され、初めて海外へご出張される方にお申込からご出発までの手配の流れをご紹介します。

Step.1 予約のお申込み

ご出張の日程・滞在先が決まりましたら、弊社までご連絡下さい。

【電話番号】
03-5818-5520(海外渡航法人営業部)
【FAX番号】
03-5818-5515
【WEB】
海外出張に関するお問い合わせ・お申し込み

お申込の際は、以下の点をご確認頂き、弊社までお知らせ下さい。

  1. (1)航空機: ご希望の航空会社はございますか?

    JALやANAなど日系の航空会社を希望する、あるいは保有されているマイレージカードの提携航空会社を希望するなど、事前にご指定下さい。弊社ではご希望されます航空会社以外にも、ご選択頂ける複数のプランをご提案致します。

  2. (2)パスポート(その1): お客様のパスポートに表記されたお名前(英字)をお知らせください。

    航空機のご予約は、パスポートと同一のお名前でのご予約が必須条件となります。
    社内では旧姓を使用されている方で、パスポートは新姓となっている方(またはその逆)やヘボン式のローマ字を使用されていない方(例:太田 OHTAやOUTA)は、必ず事前にお知らせ下さい。
    ご予約完了後に発覚した場合は、状況により予約の取り直しが出来ず又ご予約名の訂正も出来ない場合がありますのでご注意下さい。

  3. (3)パスポート(その2): パスポートの残存期間をご確認下さい。

    渡航先国によりましては入国時に6ヶ月以上の残存が必要な場合がございます。又、渡航先国によりましては、査証(ビザ)の取得が必要な場合もございますのでビザ情報をご参照下さい。

  4. (4)連絡先: 電話番号・メールアドレスをお知らせ下さい。

    お電話番号だけでなく、ご案内文を送付するため、お客様のメールアドレスをお知らせ下さい。

  5. (5)ホテル(その1): 訪問先はどちらになりますか?

    ホテルを手配させていただく上で、訪問先の企業や大学・会議開催地などの情報は大変重要です。
    特に大都市はホテルが多数ございますので、訪問先の情報を予めお教えいただけますと、ご宿泊に適切な場所をご案内することができます。

  6. (6)ホテル(その2): クレジットカード番号と有効期限をお知らせください。

    ホテルの予約に際しましては、予約保証のためクレジットカード番号と有効期限が必要となります。お申し込みの時点で、お支払い予定のクレジットカード番号と有効期限を確認させていただきますので、利用限度額など問題がないかどうかを事前にご確認下さい。
    ◎ご宿泊費は基本的に現地精算となります。チェックアウトの際にご自身でお支払い下さい。

  7. (7)ホテル(その3): 会議や学会へ参加される方で、ご参加者用の特別料金はございませんか?

    会議や学会に参加される方には、指定されたホテルで特別料金が提供される場合がございます。
    会議や学会によりましては、弊社での予約手配が可能な場合もございますのでお知らせ下さい。

  8. (8)海外旅行保険: 海外旅行保険に加入されますか?

    弊社は、東京海上日動火災保険株式会社の代理店でございます。
    海外旅行保険を希望されます場合は、弊社担当者までお申し付け下さい。
    但し、お客様が所属されます法人様によりましては、海外の業務渡航に伴いコーポレートカードが支給される場合がございます。コーポレートカードには、海外旅行保険が付帯されておりますので改めてご加入頂く必要はございませんが、疾病死亡が補償内容に含まれない場合などもございますので、コーポレートカードのご契約内容や各法人様ごとの出張規定をご確認下さい。

  9. (9)国内交通: ご自宅から空港までの列車等のチケットは必要ですか?

    弊社では、JRや私鉄、又リムジンバスなど空港までの交通手段のチケット手配も承っております。
    必要に応じまして弊社担当者までお申し付け下さい。又、ご集金・会社請求など、お支払い方法もお知らせ下さい。

  10. (10)海外レンタル携帯電話: 業務用や緊急連絡用としてレンタル携帯電話は必要ですか?

    海外レンタル携帯電話の手配も可能ですので、必要に応じまして弊社担当者までお申し付け下さい。
    空港での受け渡し・返却が基本となりますが、ご自宅や勤務先での受取を希望される場合は早めのお申込が必要となります。又、お支払いはクレジットカード払いが基本ですが、請求書払いも可能ですのでご希望の方はお申し付けください。

  11. (11)その他の手配: レンタカー・通訳・現地の鉄道の手配などお気軽にご相談下さい。

    レンタカーは、基本的に現地でのクレジットカード精算となりますが、その他の手配に関しましてはご集金・会社請求などお支払い方法をお知らせ下さい。

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Step.2 手配結果のご連絡

手配が完了したものから、随時以下の書面をお送りします。

  1. (1)ご旅程表(航空機の手配完了時)

    旅程表に記載された内容(ローマ字姓名、ご搭乗日、ご搭乗便名等)をご確認下さい。

  2. (2)YOUR HOTEL LIST(ホテルの手配完了時)

    リストに記載された内容(ホテル名、ご宿泊日等)をご確認下さい。

  3. (3)お見積書(社内決済に必要な法人様又はご要望を頂いた方のみ)

    基本的には航空券代(航空運賃)、ご宿泊費(実費支給都市のみ)、査証代(申請が必要な場合のみ)を計上しております。
    ※宿泊費は現地精算 又、備考欄に航空券の制約条件等、重要な情報も記載しておりますので併せてご確認下さい。

  4. (4)その他手配の回答(ご依頼頂いた方のみ)
    【JR・私鉄・リムジンバス・現地鉄道】
    弊社手配担当者よりお客様のメールアドレスに予約完了の報告メールを送信。
    チケットはご出発前に航空券とご一緒にお渡しします。
    【レンタル携帯電話】
    レンタル携帯会社よりお客様のメールアドレスに予約受付書および予約確認書のメールを送信。
    【レンタカー、通訳】
    弊社手配担当者よりお客様のメールアドレスに予約完了の報告メールを送信。
    予約確認書の原本はチケットはご出発前に航空券とご一緒にお渡しします。

その他の手配に必要なご案内をお送りします。

  1. (1)個人情報記入のためのWEB伺い書の送信
    (初めての方、又は前回の入力から個人情報が変更となっている方)

    お伺いしたメールアドレスに、WEB伺い書の記入フォーマットへアクセスして頂くためのURLを送信。
    当該URLにアクセスして頂き、お客様の個人情報を入力し、WEB送信して下さい。
    ※データ保護のため128ビットSSLで暗号化されます。

  2. (2)査証(ビザ)の取得についてのご案内
    (査証の取得が必要な国へ渡航される方のみ)

    査証(ビザ)の取得に必要な書類のご案内をメール送信致します。書類のご準備が出来ましたら、弊社担当者までお知らせ下さい。

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Step.3 最終確認のご連絡

ご出発まで一定期間となりましたら、弊社より最終確認のご連絡を致します。

最終確認の目安はご出発の1週間から10日前となりますが、事前にご相談させて頂きます。但し、航空券種によりましては、予約完了後3日以内発券など発券期限に制限がある場合がございますので、そのような場合は発券期限日が最終確認日となる場合がございますのでご注意下さい。尚、最終確認では今後変更がないことを確認させて頂いた上で、航空券を発券し、航空券のお渡し日も決定させて頂くため、最終確認以降の変更や取消は変更・取消料の対象となりますのでご注意下さい。

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Step.4 航空券のお渡し

ご指定頂ました期日に、航空券及び必要書類一式をお渡し致します。

【お渡し方法】
宅配便 または 勤務先へのお届け
【お渡し書類一式】
  1. (1)手配内容および同封書類確認書

    航空券の変更条件や事前の座席指定状況等、手配内容および同封書類のご案内文書のため、必ず記載内容をご確認下さい。

  2. (2)航空券(Eチケットお客様控え)

    ※A4サイズのプリントEチケットの記載内容(お名前、ご搭乗日、ご搭乗便名等)の最終確認をお願いします。
    ご利用航空会社や行程によりましては、2ページ以上になる場合やご搭乗の順番が 前後している場合もございますのでご注意下さい。

  3. (3)ご旅程表(フライトスケジュールのみ)
  4. (4)YOUR HOTEL LIST(手配を依頼された方のみ)
  5. (5)各国出入国カード(提出が必要な渡航先国のみ)

    基本的な情報は弊社にて記入済みですが、質問事項やご署名欄など空白箇所がございますので、入国までにご自身でご記入下さい。尚、渡航先国によりましては 出入国カードが入手出来ない場合もございますので 同封致します記入例をご参照頂き、機内で配布されます出入国カードにご自身でご記入をお願い致します。

  6. (6)各種予約確認書(手配を依頼された方のみ)

    ご宿泊ホテル、レンタカー等の各種予約確認書を同封しておりますので記載内容をご確認下さい。

  7. (7)ガイドブック(準備が可能な都市のみ)
  8. (8)海外旅行保険証券(お申込頂いた方のみ)

    保険料はご集金または振り込みによりご出発前の精算が必要です。

  9. (9)JR、私鉄、リムジンバス、現地鉄道等のチケット(お申込頂いた方のみ)

    券面に記載された予約内容をご確認下さい。尚、チケット代はご集金または会社請求など事前ご指定頂いた方法で清算させて頂きます。

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Step.5 ご出発

ご出発当日に持参していただく必需品

  1. (1)お渡し書類一式
  2. (2)パスポート

ご出発前に弊社HP「クリックリンク」「トラブルシューティング」をご参照ください。

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